Руководитель планирует переезд офиса | MovEx

План смены офиса

Одно дело, когда предстоит квартирный переезд. Здесь приходится рассчитывать на свои силы и перевозить личное имущество. А вот скорость и качество переезда напрямую влияет на эффективность работы компании и простои в рабочее время. На этом сайте можно узнать, как организовать надежную и быструю перевозку мебели.

Офисный переезд предусматривает остановку выполнения рабочих задач на несколько дней. Желательно его планировать за 1-1,5 месяца. Если стоит острая необходимость, то можно его организовать и за 1-2 недели. Но в таком случае он будет носить больше сумбурный характер.

Переезд офиса предусматривает смену рабочего помещения. Вопросы аренды помещения, нового подключения интернета и другие договора должны быть оформлены заранее, чтоб не возникало никаких форс-мажоров и коллектив смог приступить как можно скорее к своим обязанностям.

Подготовительные работы

Для начала необходимо изучить новое офисное помещение.

• Сообщите новый адрес всем сотрудникам заранее. Это поможет избежать неловких ситуаций, если человек в отпуске. Можно организовать скромную экскурсию, чтобы понять маршрут до офиса.
• Заранее проинформировать постоянных клиентов и партнеров о предстоящем переезде. Переоформить договора с новым юридическим адресом, если необходимо. Не забудьте на старом помещении оставить объявление с новым адресом.
• Разработать план расположения мебели и рабочих мест в новом помещении. Важно учитывать габариты офисной мебели и комфорт сотрудников. Стоимость и особенности транспортировки различных видов мебели можно узнать тут.

На этом этапе происходит выбор мувинговой компании, заказ услуги «Перевозка мебели», грузчиков. Обязательно закажите упаковочные материалы независимо от того, будут ли сотрудники сами упаковывать личные вещи, мебель или технику или вы доверите эту работу профессиональным упаковщикам.

В процессе переезда удобно маркировать все упакованные предметы, причем желательно ввести единую систему маркировки. Например, ФИО, этаж, № кабинета. Если офис большой, то пронумеруйте рабочие места.

Обязательно составьте подробную схему или план переезда. Это существенно упростит и ускорит процесс смены офиса.

Составление графика

Профессиональные грузоперевозчики обговаривают с клиентом тайминг предстоящего переезда. Это специальный план действий, расписанный почасово. В нем удобно ориентироваться клиенту и контролировать ситуацию. Стоит заложить дополнительное время на форс-мажорные обстоятельства.

Время перевозки может сыграть существенную роль на стоимости переезда и его длительности. Избежать заторов поможет вечерний или ночной переезд, но его стоимость может несколько отличаться.

Финальный этап

После окончания перевозки мебели, нужно убедиться, что все имущество в целости и сохранности. Расставить мебель и технику на новые рабочие места. Подробный план станет отличным помощником. Создать уютную и удобную атмосферу в новом офисе, навести порядок в документах, и освободить офис от мусора и упаковочного материала.

Каждая перевозка мебели сопровождается суматохой и переживаниями. В случае со сменой места работы, это приводит еще и к временной остановке рабочих процессов. Выбирайте профессиональную мувинговую компанию, тогда переезд офиса до 50 рабочих мест не затянется более чем на 1-2 дня.